„Zum gleichen Preis“ ist nur dann seriös, wenn beide Seiten über dieselbe Kostenbasis sprechen. Die sichtbare Lizenzrechnung ist selten die vollständige wirtschaftliche Belastung eines operativen Systems. Gleichzeitig darf eine Business-Case-Rechnung nicht jede Prozessineffizienz als sicher realisierbare Einsparung verbuchen.
Direkte Kosten erfassen
Beginnen Sie mit Lizenz, Wartung, Hosting, Datenbank, Infrastruktur, Backup, Monitoring und vertraglichem Support. Berücksichtigen Sie außerdem externe Dienstleister, Pflicht-Upgrades und Gebühren für Schnittstellen oder zusätzliche Umgebungen.
Ordnen Sie Einmalkosten und laufende Kosten getrennt. Ein historisch bezahltes Projekt ist kein aktueller jährlicher Aufwand; eine regelmäßige Upgrade-Pflicht dagegen schon.
Interne Arbeit sichtbar machen
Schätzen Sie Zeit für Administration, Benutzerpflege, Fehlerklärung, manuelle Datenübertragung und wiederkehrende Reports. Nutzen Sie nachvollziehbare Mengen und Stichproben statt pauschaler Prozentwerte. Besonders wichtig sind Personen, die durch individuelles Wissen den Betrieb stabil halten.
Nicht jede manuelle Arbeit verschwindet mit neuer Software. Fachliche Prüfung oder Vier-Augen-Freigabe kann bewusst erforderlich sein. Der Business Case zählt nur Arbeit, die das Zielsystem tatsächlich vermeidet oder reduziert.
Risiko nicht als garantierte Einsparung behandeln
Ausfälle, Sicherheitslücken und fehlendes Know-how haben wirtschaftliche Bedeutung, sind aber unsicher. Führen Sie sie als Risikoszenarien mit Wahrscheinlichkeit und Auswirkung statt als feste jährliche Ersparnis. Dasselbe gilt für entgangene Chancen durch langsame Änderungen.
Zielsystem vollständig kalkulieren
Zur neuen Lösung gehören Entwicklung oder Einführung, Migration, Integrationen, Schulung, Betrieb, Support, Sicherheitsarbeit und Weiterentwicklung. Vereinbaren Sie, welche Leistungen im Zielpreis enthalten sind und wie zusätzliche Anforderungen behandelt werden.
Die FinOps Foundation betont gemeinsame Verantwortung und transparente Zuordnung von Technologiekosten. Der Gedanke gilt auch außerhalb reiner Cloud-Kosten: Fachbereich, Finance, IT und Engineering brauchen ein gemeinsames Modell.
Vergleich als Bandbreite
Erstellen Sie eine konservative, realistische und belastete Variante. Dokumentieren Sie Annahmen, Datenquelle und Owner. Eine Kostenbasis ist dann belastbar, wenn eine andere Person sie nachvollziehen und aktualisieren kann.
Erst dieser System-Audit erlaubt eine qualifizierte Zielaussage. Manche Systeme können bei vergleichbaren Gesamtkosten ersetzt werden; bei anderen machen Migration, Regulatorik oder Integrationsumfang ein anderes Modell erforderlich. Transparenz ist wertvoller als ein Versprechen vor der Analyse.